Aspectos gerais da administração: organizações como sistema aberto

Não podemos conceituar “organizações como sistema aberto” antes de entender as bases que constituem as estruturas administrativas, como elas evoluíram e mudaram ao longo do tempo até que esse sistema fosse desenvolvido.

Em poucas palavras, podemos considerar que Administração é tudo o que envolve planejamento, organização, direção e controle de recursos diversos para conseguir alcançar determinados objetivos.

Precisamos de mais palavras do que essas, não é mesmo? Calma, vamos por partes.

Até por volta dos anos 50, a abordagem clássica da teoria administrativa considerava as condições de produção e remuneração como principais indicativos para caracterizar organizações. E era a partir desses indicativos que as gestões eram organizadas.

Nesse contexto, na hora de planejar, organizar, dirigir e controlar os recursos das organizações não era levado em conta as mudanças do ambiente fora das empresas, ou seja, os sistemas eram bastante fechados. A eficiência operacional era tida como a única forma da empresa de alcançar seus objetivos.

A partir dos anos 50, começou a entrar em voga uma perspectiva mais humanista da Administração. Essa perspectiva tinha como principal norteador ter conhecimento da equipe dentro das organizações.

Conhecer a equipe no sentido de alinhar os interesses de cada pessoa aos interesses da empresa. Ou seja, conhecendo a sua equipe, você consegue saber a capacidade de agregar valor aos produtos, processos e serviços que cada um possui.

E por meio desse conhecimento, conseguir trabalhar a motivação e as necessidades de cada um dos colaboradores e melhorar sua qualidade de vida.

Apesar ampliar horizontes no que tange a gestão, este ainda era um sistema de gestão fechado, dado que, externamente o relacionamento com cliente era muito simples e objetivo com relação a entrega dos produtos, processos e serviços.

Mas recentemente, se basear apenas nos números de produtividade, gasto e conhecimento da equipe, por exemplo, não bastam para indicar, explicar e resolver os diversos desafios e demandas que as empresas possuem.

Uma vez que esses desafios e demandas, que vêm sobretudo do ambiente externo, tem se tornado frequentes, rápidos e voláteis, elas acabam tendo um impacto de longo alcance nas organizações e vice-versa.

E é a partir desse cenário que surge a abordagem administrativa estruturalista. Nela considera-se as organizações como sistemas abertos. O que significa que elas constantemente interagem com o contexto que os cercam, com o que está fora da empresa, e que este contexto precisa ser mais considerado quando as empresas desenvolvem suas atividades.

O que é administração?

Partindo da origem e da formação da palavra Administração, que vem do latim ad (direção para) e minister (subordinação ou obediência), que pode ser entendida como “a função que se desenvolve por meio do comando de outro” ou “serviço (atividade) se presta a alguém ou que é delegada por alguém”.

Para conceituar Administração o renomado autor e teórico na área, Idalberto Chiavenato, decidiu abordar o sistema a partir das ações que ela executa. Em outras palavras, para entender Administração é necessário conhecer as chamadas funções administrativas.

Ao longo de toda a história da administração até os dias de hoje, as ideias que englobavam essa atividade tomaram várias formas, mas com um denominador comum: funções administrativas são estruturadas para alcançar determinados objetivos empresariais.

Mas afinal, o que são essas funções administrativas?

De modo bem simples, essas funções são os processos que envolvem o planejamento, organização, direção e controle na gestão dos recursos para atingir determinados resultados específicos definidos pelas organizações.

Um macete usado para lembrar dessas funções é o acrônimo PODC, para a facilitar a leitura “pódicê”, (Planejamento, Organização, Direção e Controle).  Agora, vamos aprofundar um pouco em cada um desses conceitos:

1. Planejamento: nessa etapa a empresa define os objetivos que pretende alcançar e quais são as medidas necessárias para isso. Existem três tipos de planejamentos, o Planejamento Estratégico (análise do ambiente interno e tendências externas), Planejamento Tático (focado em uma parte da organização) e Planejamento Operacional (as tarefas diárias definidas pelo planejamento tático).
2. Organização: a partir do planejamento estratégico ou tático, aqui são definidas as estruturas organizacionais (tarefas) e de que maneira os recursos humanos (equipe, quem vai executar as tarefas)) e os recursos da empresa (como ou com o quê) serão aplicados a fim de alcançar o objetivo da empresa. Nesta etapa que é definida o chamado organograma.
3. Direção: nesta função são definidas as autoridades e responsabilidades da equipe, ou seja, onde cada um tem uma pessoa a qual precisa responder e apresentar resultados, é a etapa da execução do planejamento e organização. Essa função demanda um profissional que tenha bom conhecimento de relações humanas, a fim de unir os esforços da equipe em benefício da empresa.
4. Controle: esta função é responsável por acompanhar as atividades e analisar os resultados estabelecidos pelo planejamento, certificando de que as coisas estão indo no rumo que foi determinado. A partir da comparação de dados atuais e padrões definidos pela empresa, aqui são estabelecidos os objetivos e padrões de desempenho.

Agora que as funções administrativas e o conceito de administração foram aprofundados, podemos passar, finalmente, para o entendimento do que é uma organização como sistema aberto. Siga para o próximo tópico para descobrir!

O que significa organização como sistema aberto?

Como vimos no início do artigo, as empresas costumavam a se organizar de acordo com um sistema de gestão fechado, ou seja, a empresa não considerava os fatores fora dela na hora de criar estratégias.

Mas devido as demandas externas de hoje as empresas se adaptaram para um modelo de organização como sistemas abertos. Isso quer dizer que tudo o que acontece fora da empresa é levado em conta no momento de criar estratégias dentro dela, criando um sistema de gestão aberto.

As organizações como sistemas abertos são formadas por meio da interação e da troca da organização com o ambiente. Dessa forma, para garantir sua sobrevivência, sempre que acontece uma mudança no lado de fora da organização, ela procurar transformar e adaptar seus produtos, técnicas e estruturas para atender a essas demandas e cenários.

Uma das causas para a diversificação das demandas é a globalização, a relação se tornou mais imprevisível devido a quantidade de novos cenários com os quais as empresas se relacionam. O que torna inevitável considerar o ambiente externo na gestão interna.

Em outras palavras, as organizações como sistemas abertos agem mutualmente, numa dinâmica de causa e efeito com o ambiente externo. Elas recebem inputs (energias, matéria-prima, insumos, mão de obra), esses inputs são processados, transformados e retornados para o ambiente externo (outputs).

Tenha em mente que essa é uma dinâmica cíclica! O resultado dessa interação da empresa com o ambiente gera novos produtos. Esses são exportados de volta para o ambiente produzindo resultados monetários que são usados para conseguir mais matéria-prima, alimentando o input (entrada) ocasionando novos outputs (saída), agindo dessa forma infindavelmente.

Existem críticas a respeito desse sistema de organização como sistemas abertos. Um deles se baseia na inconsistência interna desse tipo de sistema, dado que ele não produz conclusões demonstráveis, impossibilitando de fazer compromissos.

Além disso, esse sistema demanda uma necessidade maior de acordo e coerência entre a equipe interna das empresas. Por conta das demandas voláteis, manter um alinhamento de equipe se torna uma tarefa diária e laboriosa.

Organizações como sistema aberto: características

Mesmo com os impasses, essa dinâmica deve permanecer em voga durante muito tempo, considerando que a lógica dos sistemas abertos permeia vários campos das organizações, hoje, globalizadas.

Em 1972, partindo da teoria de sistemas, os psicólogos Daniel Katz e Robert L. Kahn publicaram “Psicologia Social das Organizações”. Nele foi desenvolvido um modelo organizacional que aplica a Teoria dos Sistemas à Teoria Administrativa.

Os psicólogos foram os responsáveis por criar as noções de “input e output de energias”. Ou seja, a entrada (input) de influências externas na empresa, geram adaptações (conversão) das técnicas, produtos e serviços (outputs) que são devolvidos para o ambiente externo.

As características principais desse modelo, chamado de organizações como sistemas abertos, são: importação, transformação, exportação, feedback, ciclos de eventos, entropia negativa, homeostase, diferenciação e equifinalidade.

Socorro! Quantos nomes para lembrar! Respire fundo e pegue essa dica!

Uma boa forma de memorizar é criando acrônimos, sugerimos o “tenhe cefide” (transformação, entropia negativa, homeostase, ciclo de eventos, feedback, importação, diferenciação e equifinalidade).

Agora precisamos separar as características do sistema, das características das organizações e saber o que algumas delas representa. As características do sistema aberto são:

1. Importação: também conhecido como input ou entrada, trata do sistema que capta o fluxo de entrada de materiais e recursos do ambiente externo. A relação com esse fluxo é de interdependência, todos os recursos que entram movimentam a organização, num fluxo constante que gera energia, matéria ou informação.
2. Transformação: nesta etapa os recursos ou insumos que vieram do ambiente são processados e transformados em produtos ou serviços do sistema. Cada tipo de entrada de recursos é encaminhado ao subsistema específico ou especializado em sua gestão.
3. Exportação: também pode ser identificado como output ou saída, trata da etapa dos sistemas abertos no qual os produtos, ou seja, o resultado da transformação é encaminhado novamente para o ambiente externo.
4. Feedback: esta etapa, também conhecida como retroação, está relacionada com a resposta dada pelo ambiente. No feedback a empresa se inteira sobre o ambiente e o funcionamento do próprio sistema e ele é essencial para o processo de tomada de decisão. A retroação possui dois aspectos: um positivo que incentiva a aceleração de saídas e um negativo que desestimula saídas.

Sobre as principais características das organizações como sistemas abertos precisamos considerar e entender que:

1. O comportamento probabilístico da relação em sistemas abertos é muito volátil, ou seja, muda constantemente e rapidamente. O ambiente externo é potencialmente sem fronteiras e possui variáveis desconhecidas que não podem se controladas, além disso, o comportamento humano que conduz esse ambiente é totalmente imprevisível.
2. Nesse modelo, as organizações são percebidas como parte de uma sociedade maior, em outras palavras são sistemas dentro de sistemas que interagem entre si. Por conta a sua característica sistêmica ele não pode ser entendido e investigado tomando partes isoladas dele.
3. Os sistemas abertos fazem com que as organizações tenham que conciliar dois processos opostos, que são: adaptabilidade e homeostasia (autorregulação). O segundo está relacionado a rotina dinâmica apresentada pelo ambiente externo, enquanto o primeiro se relaciona com a ruptura, mudança e inovação. Ou seja, as organizações precisas ser capazes de se adaptar de acordo com as demandas sem abrir mão um sistema organizado (relativamente estável) que ajude a manter a rotina da empresa.
4. A fim de manter a ciclicidade e a eficácia do sistema é necessário que as organizações como sistemas abertos percam (decomponham e desintegrem) alguns Esse processo é chamado de entropia negativa. Em outras palavras, as empresas não são capazes acumular todas as energias externas e isso é necessário para que outras organizações dentro do sistema sobrevivam.
5. As organizações como um sistema são como um relógio enorme, no qual a interdependência entre as partes, caso uma das peças não se encaixe ela pode causar um efeito dominó em relação com as outras. Esse cenário é totalmente diferente da dinâmica criada pela divisão do trabalho, no qual as funções eram padronizadas. Hoje, as funções são mais especializadas, hierarquizadas e passam por um intenso processo de diferenciação, nos sistemas abertos todas as partes precisar ser coordenadas por meio da integração e controle da autonomia.
6. Na lógica dos sistemas abertos mesmo quando um processo é iniciado em condições e de maneiras diferentes é possível atingir um mesmo estado final. Este é o princípio da equifinalidade, no qual vários caminhos podem ser seguidos para alcançar o mesmo objetivo.

Metamorfose ambulante do sistema aberto

A partir desse conteúdo final, tenha em mente que: apesar das organizações como um sistema aberto serem um fenômeno inerente da globalização, a medida da abertura dessas organizações é variável.

A medida da abertura é que vai determinar a flexibilidade e a frequência com a qual o planejamento vai precisar de adaptações ao longo do processo de desenvolvimento e transformação dos recursos recebidos do ambiente externo.

As organizações, segundo a teoria dos sistemas, podem ser vistas como um sistema dinâmico e aberto, no qual o sistema é um conjunto de elementos mutuamente dependentes que interagem entre si com determinados objetivos e realizam determinadas funções.

As organizações são dependentes de fluxos de recursos do ambiente externo, assim como os sistemas abertos. Essa dependência pode ocorrer de duas maneiras. Por um lado, ela precisa do ambiente externo para conseguir os recursos humanos e materiais que vão garantir seu funcionamento.

Por outro lado, ela precisa do ambiente externo para que se possa comprar e vender serviços e produtos. Desse modo, para a organização sobreviver ela precisa de ajustes como ambiente externo, além de ajustes no ambiente interno.

As ações que definem o comportamento organizacional dependem também de uma análise do ambiente em que ela se encontra e da maneira como a mesma se relaciona com o ambiente externo, respondendo a pressões, estabelecendo relações ou até evitando algumas.

Além disso, a teoria do sistema aberto também consiste em demonstrar o papel de um funcionário dentro de uma organização, expressando o conceito de “Homem Funcional”, ou seja, o homem tem um papel dentro das organizações, estabelecendo relações com outros indivíduos, exatamente como prega um sistema aberto.

Sobre suas ações, o próprio funcionário cria diversas expectativas, tanto para seu papel, quanto para o papel de todos os outros elementos que fazem parte da organização como um todo, e ainda transmitindo–as a todos indivíduos participantes.

Apesar dessa relação ser inevitável ela pode tanto alterar, como reforçar seu papel dentro da instituição. Logo, uma organização pode ser definida então como um sistema de papéis, nos quais indivíduos (ou no caso, funcionários), agem como verdadeiros transmissores de papel e pessoa focais.