Os e-mails constituem um meio de comunicação essencial nos dias de hoje, juntamente com as redes sociais e mensagens de texto, para propósitos pessoais, acadêmicos e profissionais.
Segundo dados do Statista, aproximadamente 333,2 bilhões de e-mails foram trocados diariamente em todo o mundo no ano de 2022.
Contudo, a compreensão sobre a existência e importância de uma estrutura adequada, incluindo a maneira de começar um e-mail, varia entre as pessoas.
Enquanto alguns os redigem de maneira informal, semelhante à fala cotidiana, outros seguem modelos mais estruturados, que foram ensinados ou adquiridos com a experiência.
Apesar de não existir uma “regra de etiqueta” para este formato, alguns estudos nos ajudam a compreender melhor este assunto.
7 piores maneiras de começar um e-mail
A plataforma de ensino de línguas Preply divulgou quais são os melhores e piores modos de começar e terminar um e-mail de negócios.
Segundo um estudo feito nos Estados Unidos com mais de 1.000 profissionais, cerca de metade dos participantes afirmou ser capaz de perceber o estado de ânimo de um colega apenas pelas saudações e encerramentos usados nos e-mails.
Aproximadamente 91% dos entrevistados reconheceram que, ocasionalmente, seus colegas adotam um tom passivo-agressivo nos correios eletrônicos, e mais de um terço admitiu alterar suas saudações habituais para expressar descontentamento.
Isso acompanha os resultados da pesquisa que mostram que cerca de 67% dos entrevistados não refletem sobre a maneira de iniciar ou finalizar um e-mail.
Por outro lado, a Perkbox Insights, uma plataforma de experiência de funcionários, também conduziu um levantamento com 1.928 adultos empregados para descobrir quais saudações e encerramentos os incomodam mais. Veja quais são as expressões mais irritantes, conforme ambas as pesquisas:
- Nenhuma saudação: começar um e-mail sem qualquer saudação pode parecer abrupto e pouco profissional;
- A quem possa interessar: essa saudação é impessoal e não demonstra consideração pelo destinatário específico;
- Ei: embora informal, “Ei” pode ser percebido como muito casual para um ambiente de trabalho;
- Feliz [inserir dia]! Por exemplo, Feliz sexta-feira: incluir saudações festivas pode ser inadequado em um contexto profissional;
- Saudações: essa saudação é genérica e não adiciona valor à comunicação;
- Conforme meu último e-mail: começar com essa frase pode parecer impaciente ou até mesmo irritado;
- Alguma atualização sobre isso?: essa abordagem pode soar agressiva e não é apropriada para iniciar uma conversa.
7 piores maneiras de terminar um e-mail
Conforme os estudos, as piores maneiras de encerrar um e-mail em contextos profissionais são:
- “Enviado do meu iPhone“: embora comum, essa assinatura automática pode parecer impessoal e sugerir que você talvez não tenha dedicado tempo para personalizar sua mensagem;
- Sem assinatura: deixar de fechar seu e-mail pode parecer abrupto e rude. É importante incluir uma assinatura para fornecer um final claro à sua mensagem e mostrar cortesia;
- “Cumprimentos“: embora não seja inerentemente ruim, esse fechamento pode parecer vago ou impessoal em determinados contextos de negócios;
- “Tchau“: essa assinatura informal pode ser considerada muito casual ou culturalmente inadequada, dependendo do contexto do seu e-mail e do relacionamento com o destinatário;
- “[Seu nome]“: simplesmente assinar seu nome sem um comentário final pode parecer frio e desapegado. Adicionar uma assinatura educada pode aquecer sua mensagem;
- “Calorosamente”: o conteúdo do e-mail nem sempre está relacionado à calorosidade ou afeto, e essa assinatura pode parecer forçada ou insincera;
- “Felicidades”: apesar de parecer uma saudação amigável, “Felicidades” pode ser interpretada como informal demais para um ambiente de trabalho.
Regras não ditas sobre e-mails profissionais
Ainda conforme o relatório da Preply, no contexto dos e-mails no ambiente de trabalho, existem várias convenções implícitas.
A pesquisa indica que 42% dos respondentes consideram o uso de emojis em e-mails profissionais como inapropriado.
Além disso, o uso de pontos de exclamação é controverso: 48% dos entrevistados relatam que frequentemente revisam e-mails para remover pontos de exclamação, enquanto 25% fazem o oposto, adicionando-os para enfatizar informações.
Quanto à estrutura da mensagem, 32% dos participantes da pesquisa sugerem eliminar saudações e assinaturas logo após o primeiro e-mail, e 27% recomendam fazê-lo de maneira progressiva.
